兴业银行昆明分行关于采购2024年度纸质档案数字化服务项目供应商征集公告

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兴业银行昆明分行关于采购2024年度纸质档案数字化服务项目供应商征集公告

根据我行档案管理工作需要，我行开展纸质档案数字化服务项目，现公开对昆明分行2024年度纸质档案数字化服务项目进行供应商征集，有关事宜公告如下：

一、采购需求及资格要求

1.1  采购需求：

纸质档案数字化基本要求纸质档案数字化的基本环节为：档案交接、档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。建立档案数字化加工安全保密管理制度,确保档案原件和数字化档案信息的安全。建立档案数字化的台帐制度,在档案数字化各环节均进行详细登记，以备查考。

1.2  技术要求：

1.2.1 基本要求

档案整理与扫描符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等规范要求和兴业银行相关档案规章制度。

在档案整理扫描过程中，确保档案实体安全，不损坏档案材料，不擅自剔除、涂改、圈划档案，严格保证档案的原有真实性和完整性，保证档案影像件的真实性、完整性和清晰可用性。

1.2.2 档案整理

1.2.2.1 档案交接：为确保档案安全，双方根据文件目录清单进行档案交接，逐卷逐件清点核对后履行交接签字手续。交接登记表如下所示：

纸质档案数字化转换过程交接登记表

1.2.2.2档案整理：根据《归档文件整理规则》及要求进行档案整理。

1.2.2.2.1分类：归档文件按照年度--机构—保管期限（保管期限由兴业银行确定）进行分类；

1.2.2.2.2编号：归档文件依据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

1.2.2.2.3确定档案页数和去除金属物：确定每份文件页数，打印号码，并将传真件复印。

1.2.2.2.4 区分扫描件和非扫描件

根据档案扫描件范围，区分扫描件和非扫描件，对非扫描件直接进行装订。

1.2.2.3 拆件

对以装订整理好的档案进行拆件扫描。以不损伤档案原件为前提，尽量拆除档案装订物，以免影响扫描质量。如拆除装订物可能会对档案原件造成损伤的，应保持原装订。

1.2.2.4 页面修整

对已确定扫描的档案进行页面情况检查，页面破损严重，无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平后再进行扫描。

1.2.2.5 档案整理登记

制作档案整理工作登记表，对档案整理的过程一一进行登记，包括目录审核修改情况，扫描件和非扫描件鉴定情况，页面修整情况等，作为数字化其他工作环节的依据。

1.2.3目录建库与审核

目录建库按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》建立机读目录数据库，对已建立目录数据库的，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号和页数等，依据档案实体对目录数据进行检查核实和修改，核实目录的准确性与完整性。

1.2.4 档案扫描

1.2.4.1 扫描方式

对档案进行扫描，采用黑白模式、灰度模式彩色模式扫描，页面有红头、印章或有照片、彩色插图的档案应采用彩色模式。

1.2.4.2扫描登记

登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等，在登记的同时应注意核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单填写扫描件的页数是否一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫，并在登记表上注明原因和处理方法。

1.2.5. 图像处理

1.2.5.1 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。

1.2.5.2 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

1.2.5.3 图像拼接

对大幅面档案采用分区小幅面扫描后，形成的多幅图像，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误，保证数字化图像的整体性。

1.2.5.4 裁边

为缩小图像文件容量，节省存储空间，扫描的图像应去除图像无内容、多余的边。

1.2.5.5 OCR识别：对扫描图像文件进行OCR识别，并保证档案全文检索率达到85%以上（重要内容的档案全文检索率达到100%），以满足档案系统全文检索需求。

1.2.6 图像存储

1.2.6.1采用黑白两色模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(CCITT G4)格式存储（采用200dpi黑白扫描）。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则（采用300dpi扫描）。

1.2.6.2 图像文件的命名

1.2.6.2.1 每一份文件应以该文件相对应的唯一档号来为扫描后的图像文件命名。为了便于管理和数据挂接，图像文件命名的档号格式应与其目录数据库中的档号格式相一致。

1.2.6.2.2 多页文件应建立相应的文件夹，并按档号加上页码顺序对图像文件命名。

1.2.6.2.2.1 以卷为保管单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其档号来命名。

1.2.6.2.2.2 以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其档号来命名。

1.2.7图像质检

图像处理完毕后，应即刻发送图像复核人员依据档案原件逐件进行图像质量检查。

1.2.7.1 图像质量应达到以下要求：保证图像与纸质档案的完全一致性，图像完整、清晰，无影响图片美观的黑边和污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

1.2.7.2 检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理；因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

1.2.7.3 扫描图像的排列顺序与档案原件一致，发现不一致时应进行调整；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。质检结果登记如下：

纸质档案数字化质检登记表

质检人：                             质检日期：

1.2.8 数据挂接

1.2.8.1 汇总挂接

档案数字化后形成的图像数据库，经过质量检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接。

1.2.8.2 检查挂接

数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，核对图像文件的命名格式是否符合要求，发现错误及时作出修正。

1.2.8.3 挂接登记

对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记，对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果。

1.2.9 数据验收

1.2.9.1 数据验收以《福建省纸质档案数字化操作规范（试行）》为标准，按档案年度进行验收。

1.2.9.2以抽查的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。验收登记表如下：

纸质档案数字化验收登记表

全宗号：     文件总数：          抽检数：        抽检日期：

验收人：                     验收日期：

1.2.10 数据备份

1.2.10.1 备份要求

1.2.10.1.1 在档案数字化的过程中,要求把每天形成的图像文件数据备份到计算机的硬盘上。每星期形成的图像文件数据，除备份在计算机硬盘外，并采用一次性写入光盘刻录保存。

1.2.10.1.2 数据挂接并验收合格后，及时进行光盘双套备份。光盘编号由全宗号、存储载体代码、排列顺序号三部分组成。其格式为：全宗号-存储载体代码-排列顺序号。光盘代码用字母“CD”表示，排列顺序号用阿拉伯数字表示，前面区分套别代码：A表示封存盘，B表示利用盘。例如：0481-CD-B100表示总行载体为光盘的第100号电子档案利用盘。

1.2.10.2 数据检验

备份的数据应进行检验，检查备份数据是否能被计算机正确读取、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

1.2.10.3 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。标签内注明备份载体编号、载体类型、套别、密级、保管期限、文件数量、文件容量、制作人员、制作时间、内容索引、档案保管单位、数据备份单位、数据备份标准、阅读备份数据所需的硬件环境、软件环境、转储更新日期等。

1.2.10.4 备份登记

对每次备份的内容、数据大小、备份时间、备份套数及数据存放位置等进行记录。

1.2.11档案装订

扫描工作完成后，应进行档案清点，做到准确、无遗漏；拆除过装订物的档案应按原文件排列顺序进行排列。

1.2.12档案编目与装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，从档案系统中将电子目录打印成纸质档案目录，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1.2.13档案入库

根据档案排架规则，将整理扫描完毕的档案完整地移交入库。

1.3  人员资质要求：

1.3.1乙方安排的服务人员应政治素质好、工作责任心强、作风正派、着装统一、精神面貌、个人形象好。

1.3.2.乙方须对服务人员进行岗前培训，培训合格后方可上岗，且要求服务人员遵守甲方工作制度规定，在合作过程中，如发现服务人员工作能力、综合素质不符合甲方要求，甲方有权要求乙方更换服务人员。

1.3.3.乙方拟派项目经理应具备大专以上学历，具备主管部门颁发的档案上岗证书、三年以上档案数字化加工项目管理经验，提供项目经理身份证、学历证书、资质证书等证明材料。

1.3.4乙方应将安排到甲方的服务人员姓名、身份证复印件等相关资料提供给甲方备案。因人员变更，乙方应以书面形式通知甲方。甲方有权决定是否接收或更换乙方指派的人员。

1.4  服务要求：

1.4.1乙方不得以任何原因将本项目进行转包。

1.4.2中标方应按合同约定，针对我行的具体情况和服务需求，向我行提供现场技术服务，量身定制服务方案，确保我行档案数字化加工数据安全、准确，保障我行档案加工数据不被泄露。

1.5  供应商资质要求：

1.5.1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定，即:

(1)具有独立承担民事责任的能力;

(2)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度:

(3)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

(4)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;

(5)参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录;

(6)法律、行政法规规定的其他条件。

1.5.2.投标人须提供具有国家秘密载体印制乙级或以上资质证书，资质类别为涉密档案数字化加工；

二、报名要求

2.1充分理解我行服务需求并能够根据需求提供相应的服务。

2.2应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

2.3未被“信用中国”网列入“重大税收违法案件当事人名单”、未被“中国执行信息公开网”列入“失信被执行人名单”、未被“中国政府采购网”列入“政府采购严重违法失信行为信息记录名单”、未被“国家企业信用信息公示系统”列入网站“严重违法失信企业名单”、在参加本次采购活动前3年内未出现重大违法违规行为，近三年在我行无不良行为记录，不在兴业银行供应商禁用/退出期内。

2.4 本项目不接受联合体投标。

三、征集时间

本次供应商征集自即日起至2024年10月20日23：59止。

四、报名方式

采购部门联系人：龙先生，联系电话：0871-65354397,0871-65339620，联系时间：工作日9:00—12:00，14:00—18:00(其他时间请勿打扰)。若有意向请将供应商资料于征集截止时间前提交至1528127871@qq.com邮箱。

报名注意事项：（请需求部门针对项目情况修改一下材料名称）

1.提交的供应商资料内容包括如下三项：

材料1：《兴业银行昆明分行2024年度纸质档案数字化服务项目 》供应商征集反馈材料-公司名称（全称）

材料2：兴业银行昆明分行2024年度纸质档案数字化服务项目信息收集表

材料3：供应商准入信息导入模板

以上三项材料填报模板详见附件，提交材料无需加盖公司盖章。

2.提交资料所发送的邮件名称如下：《昆明分行2024年度纸质档案数字化服务项目》供应商征集反馈材料-公司名称（全称）。请仅发送一封邮件，拆分发送多封邮件视为无效应答。

3.提交供应商资料大小不超过10M。（提交的邮件附件总大小超过10M自动拦截视为无效应答，附件请勿通过第三方邮箱转存附件）

五、注意事项

1.能够完全满足我行采购需求、有合作意向、无不良行为记录的供应商均可报名。

2.本次市场调研不代表采购邀请或意向，仅为调研市场情况发起。经审查符合条件者，我行将会主动联系报名者；不符合条件者，将不会联系报名者，材料予以保密。

3.本次市场调研不收取供应商的任何费用。

4.供应商须对报名信息和资料的真实性负责。如提供虚假材料，将取消报名资格并列入我行供应商黑名单。

5.对于上述事项存在疑问的，请及时与我行联系。